Le système d’information est l’ensemble des ressources permettant de traiter, collecter, stocker et distribuer de l’information. Il met les technologies informatiques au service du contenu informationnel. Sauvegardes, recherches d’information, pannes, accès serveurs, mots de passe, internet…. Mais aussi, optimisation des flux d’information et des process, réactivité organisationnelle, etc.

 

Dans ce contexte et face aux évolutions technologiques actuelles, le dirigeant se doit de se pencher sur le système d’information de son entreprise, et, notamment, son système d’information comptable.

 

Un système d’information mal ou non maîtrisé peut en effet se révéler être – pour une entreprise – une zone de risque importante pouvant aller jusqu’à compromettre sa propre continuité d’exploitation.

 

Au niveau comptable, le système d’information doit respecter des conditions de validité afin d’être efficient et en conformité avec les principes généraux imposés à toute comptabilité (livres obligatoires et organisation de comptabilité) :

 

 

  • Force probante des supports et des processus de traitement : cette force probante affecte les données traitées par le système, la procédure de validation, la traçabilité des modifications et la procédure de clôture ;

 

  • Mentions minimales d’un enregistrement : Information sur l’origine, le contenu et l’imputation comptable ;

 

  • Chemin de révision : il permet la traçabilité des informations ;

 

  • Accès à la documentation sur les traitements informatisés ;

 

  • Délais et forme de conservation des données : respect des conditions légales en termes de forme et de délais de conservation des livres obligatoires et des pièces justificatives ;

 

  • Procédures d’archivage : ces procédures permettent de figer les données dont la conservation est obligatoire.

 

Le système d’information doit également prendre en compte les dispositions fiscales en matière de contrôle des comptabilités informatisées. Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent en effet la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

A défaut :

  • une amende de 5 000 euros par exercice ou par année soumis à contrôle ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, à une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l’entreprise est applicable ;
  • l’entreprise encourt un risque de taxation d’office.

 

Certaines entreprises ont également l’obligation de transmettre à l’administration fiscale leur comptabilité analytique et / ou leurs comptes consolidés. Le défaut de présentation de ces éléments est sanctionné par une amende de 20 000 euros.

 

Dans le cadre de ce  dispositif, la DGFIP met à disposition des entreprises un logiciel, disponible en téléchargement libre, permettant de contrôler le respect des normes édictées. L’utilisation de cet outil, dénommé « Test Compta Demat » vérifie la validité de la structure du fichier de l’entreprise et lui précise notamment les points d’anomalies détectées.

 

Notre cabinet propose, de manière accessoire, diverses missions en rapport avec les systèmes d’information, et plus particulièrement, le système d’information comptable (matériels, logiciels, procédures, etc.).